Depósitos y reembolsos
Define depósitos de garantía predeterminados, coloca, libera y captura retenciones, entiende los depósitos de reserva y conoce exactamente cómo funcionan los reembolsos.
RentalPilot maneja dos cosas distintas a las que ambas se les llama “depósito”. Conviene distinguirlas antes de configurar cualquiera de las dos.
- Un depósito de garantía es una retención — dinero reservado en la tarjeta del cliente y liberado tras una devolución sin novedades. Nunca lo recibes realmente a menos que lo captures por daños.
- Un depósito de reserva es un pago — una parte del total del alquiler, cobrada por adelantado, con el saldo pendiente en la recogida. Consulta Opciones de reserva en línea.
Define tus depósitos de garantía predeterminados
En Ajustes → Reservas, Depósito de garantía predeterminado por clase define el monto de la retención para cada una de tus categorías de vehículos — así una SUV puede llevar una retención mayor que un compacto.
Liberación automática del depósito registra cuántos días después de una devolución sin novedades tienes previsto liberar la retención — es la cifra que se les indica a los clientes que preguntan. En la práctica, una entrada sin novedades libera la retención de inmediato, así que hoy este ajuste no retrasa nada.
Un plan de protección puede reemplazar el valor predeterminado de la clase — esa es la razón principal por la que los clientes lo compran. Un plan premium puede bajar la retención a $0.
Coloca, libera y captura una retención
La sección de depósito en la página de detalle de una reserva te da tres acciones:
- Colocar una retención — reserva el monto en la tarjeta del cliente. La salida la exige antes de entregar las llaves.
- Liberar la retención — libera el dinero. Ocurre automáticamente en una entrada sin novedades.
- Capturar una parte — por daños. Tomas lo que se debe (hasta el monto retenido) y el resto se libera.
Una retención es una autorización, no un cobro, así que liberarla no es un reembolso — el dinero nunca se tomó.
Cómo funcionan realmente los reembolsos
Esta es la parte que vale la pena leer con atención, porque solo un caso es automático.
Automático: un cliente que cancela su propia reserva desde tu sitio de reservas dentro de la ventana de cancelación gratuita recibe el reembolso completo a su tarjeta original. Esa ventana es fija en todo RentalPilot — no es un ajuste que configures.
Cómo se mide la ventana. Cierra 24 horas antes de la medianoche del inicio de la fecha de recogida, no 24 horas antes de tu hora de recogida real. Un alquiler que se recoge el día 10 debe cancelarse antes de la medianoche que inicia el día 9 — una recogida a las 3 p. m. no extiende el plazo. Es más estricto que “24 horas antes de la recogida”, así que explícalo así a tus clientes.
Si el reembolso falla — o tu cuenta de Stripe aún no está conectada — la reserva se cancela igualmente y el alquiler se marca para procesamiento manual en su cronología, en lugar de afirmar un reembolso que nunca ocurrió. Revisa la cronología tras una cancelación que esperabas reembolsar. Consulta Lo que tus clientes pueden hacer por su cuenta.
No automático — todo lo que hagas tú. Cancelar una reserva desde la aplicación del operador no mueve dinero. Libera el vehículo y registra el motivo; no se emite ningún reembolso ni se cobra ninguna tarjeta. Si le debes dinero al cliente, tú lo emites:
- Retención del depósito → libérala o captúrala parcialmente desde la sección de depósito de la reserva.
- Pago del alquiler → reembólsalo desde tu panel de Stripe, contra el cobro original.
Como conectas tu propia cuenta de Stripe, los reembolsos salen de tu saldo y aparecen en tus propios registros de Stripe — consulta Conecta Stripe para recibir pagos.
Los alquileres a largo plazo son la excepción. Devolver uno antes de tiempo vuelve a calcular el precio de los días realmente usados y liquida la diferencia en la tarjeta registrada automáticamente — incluido un reembolso si el cliente había pagado por adelantado. Consulta Alquileres a largo plazo y mensuales.
¿Preguntas sobre un reembolso específico? Contáctanos.